Negli ultimi 15 giorni con la diffusione esponenziale del Coronavirus si fa un gran parlare di lavoro remoto. E per la prima volta, oltre a parlarne, molte persone sono passate ai fatti. Anche quelle che non riuscivano a piegarsi all’idea che il lavoro remoto fosse una buona idea.
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Cos’è il lavoro remoto
Il professor Domenico De Masi, che da anni si occupa dell’evoluzione dell’organizzazione del lavoro, dice che in Italia c’è una vera e propria resistenza patologica al lavoro remoto. Io direi non solo al lavoro remoto, ma a ogni forma di lavoro evoluto e intelligente.
Questo virus però ci sta forzando a fare l’esperimento. Così professionisti e aziende organizzano come possono il passaggio al telelavoro, utilizzando le nuove tecnologie digitali per lavorare da casa o da qualsiasi altro luogo per fronteggiare l’emergenza.
Non uso volutamente l’espressione Smart Working, che viene spesso usato a sproposito solo perché fa più figo. Smart Working infatti non è sinonimo di lavoro remoto ma implica una riorganizzazione totale del modo di lavorare. Diciamo che è il fratello intelligente del telelavoro.
Lavoro remoto o telelavoro quindi vuol dire lavorare da casa e fare quello che si faceva in ufficio, con tempi e modi stabiliti. Smart Working invece implica un cambio di mentalità, un lavoro per obiettivi e una maggiore responsabilizzazione del singolo.
Il lavoro remoto quindi è solo la prima tappa verso lo Smart Working.
I vantaggi del lavoro remoto
Naturalmente non tutti i lavori possono essere gestiti da remoto. In questi strani giorni però molti professionisti e molte aziende avranno forse l’occasione buona per scoprire che molte mansioni possono essere svolte da luoghi diversi dall’ufficio e con risultati migliori.
Lavorare senza le interruzioni tipiche dell’ufficio, più concentrati, in un clima più sereno e magari in un posto che ci è più congeniale, ha infatti risvolti positivi sulla produttività e sulla qualità del lavoro. Ci permette di fare tante cose, farle bene e stare meglio.
Per me è sicuramente così. Se però vuoi un parere più autorevole, puoi guardare il TED Talk “Why work doesn’t happen at work” di Jason Fried, il fondatore di Basecamp.
La gran parte delle persone che lavorano da remoto, lo fanno da casa, con indubbi vantaggi dal punto di vista personale e collettivo. Per esempio si riducono i costi di gestione e si evitano gli spostamenti e quindi si possono ottimizzare tempi e risorse. Si riduce lo spreco di risorse naturali e si evitano tonnellate di emissioni di CO2.
Insomma il lavoro remoto sembra proprio una mossa intelligente. Come abbiamo fatto a non pensarci prima!
Ad ogni modo la mossa è intelligente, ma funziona solo se siamo intelligenti anche noi. Quindi dobbiamo darci delle regole e creare delle buone abitudini:
- essere concentrati
- esssere ordinati
- fare una cosa alla volta
- lavorare con metodo
Ci servono anche alcuni strumenti in grado di eliminare la distanza fisica e organizzare la comunicazione, la gestione dei documenti e dei progetti nel modo più efficace.
Gli strumenti per lavorare da remoto
Quelli di seguito sono i tool che uso abitualmente con i clienti e nei gruppi di lavoro con i quali collaboro oppure ho collaborato.
Strumenti per la condivisione dei documenti
In passato ho usato Dropbox, ma ormai sono totalmente sbilanciata su Google Drive, perché faccio grande uso di Google Documenti, che permette di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento e di semplificare enormemente la vita di tutti. Con Google Documenti infatti puoi dire addio ai problemi di incompatibilità tra le piattaforme e tra le versioni di Office, addio al calvario delle revisioni dei documenti, addio alla girandola delle email per lo scambio continuo dei file aggiornati.
Strumenti per la gestione dei progetti
Lavorando con un singolo cliente o in piccoli gruppi per la gestione dei progetti uso per lo più Trello. Per accentrare le informazioni, evitare il più possibile le email e per avere uno schema visivo del lavoro che facilita la comprensione di cosa è stato fatto e cosa è ancora da fare.
Per la realizzazione dei siti se riesco evito anche Trello e faccio tutto con Google Documenti. All’inizio del lavoro preparo il file per il progetto e lo uso per tutto. Come traccia da seguire per non perdersi durante il lavoro, per dare le istruzioni sulle cose da fare e per lo scambio di informazioni attraverso i commenti e i suggerimenti. In questo modo è tutto accentrato in un unico posto, evito di disperdere e duplicare informazioni e riduco al minimo le email.
Strumenti per comunicare
Cerco di evitare chiamate e videochiamate e di dirottare tutto nelle varie forme di comunicazione asincrona: email, messaggi scritti o audio. Se posso uso Telegram e lo faccio usare. Se posso non uso WhatsApp, perchè non ha senso. Telegram è molto meglio, perchè non è una semplice app di messaggistica ma un vero e proprio insieme di strumenti. Non hai idea di quante cose si possano fare. Un giorno farò un post per spiegartele.
Videochiamate e videoconferenze
Per le video call uno a uno uso per lo più Skype perchè è sufficiente, ce l’hanno tutti e così evito di dover dare istruzioni o di fare installare programmi aggiuntivi sul computer o sul telefono.
Alcune volte ho usato Whereby, sistema semplice e rapido per video chiamate che permette conversazioni fino a 4 partecipanti senza limiti di tempo e senza installare client.
Per le riunioni in più persone invece lo strumento standard sta diventando Zoom. Un sistema molto completo di video conferenze online che permette conversazioni fino a 100 partecipanti (con il limite di 40 minuti nel piano free).
» Leggi qui per approfondire Trello, Documents e per scoprire altri strumenti utili!
Lavoro remoto: se lo conosci non lo eviti
Gli strumenti a disposizione per lavorare da remoto sono infiniti. Come abbiamo visto però con una manciata di tool puoi assolvere all’80% delle tue esigenze, senza complicarti la vita e senza spendere oppure spendendo pochissimo.
La cosa da tenere bene a mente però è che oltre agli strumenti è importante organizzarsi e comunicare bene.
Mi auguro che passato questo periodo legato all’emergenza Covid-19, si faccia tesoro della lezione appresa e delle competenze acquisite per andare avanti su questa strada e applicare il lavoro remoto ovunque sia possibile.
Se il lavoro da remoto ti incuriosisce o se è diventato una tua nuova necessità, puoi approfondire questi temi anche sul sito dei Nomadi Digitali, dove Alberto Mattei e le altre persone che collaborano al progetto da quasi dieci anni diffondono cultura e informazioni per favorire le nuove forme di organizzazione del lavoro.
Inoltre dedicano grande attenzione a scardinare i concetti sbagliati e superficiali che assimilano il lavoro remoto o il nomadismo digitale a vivere in vacanza e lavorare dalla spiaggia. Mentre invece si tratta di ragionare su un nuovo modo di lavorare, che parte dal desiderio di un nuovo stile di vita e sposta il focus dalla domanda “che lavoro voglio fare” alla domanda “come voglio vivere”.
Dalla teoria alla pratica
Se ti ritrovi a lavorare da casa e non sai da dove iniziare, questi sono solo alcuni spunti per essere operativo da subito e lavorare bene senza complicarti troppo la vita. Se hai altri dubbi o domande puoi scrivermi per saperne di più.
Buon lavoro!
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La foto in evidenza è di Alejandro Escamilla su Unsplash
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