Cosa fare in questo periodo in cui hai i neuroni bolliti, la voglia di fare cose intelligenti sotto le scarpe, la concentrazione di un pesce rosso?
Puoi fermarti, osservare la tua attività e il tuo modo di lavorare e darti ai lavori di pulizia e riordino.
Cosa trovi nell'articolo
Fermati, semplifica, automatizza
Cerca cosa puoi togliere, semplificare, automatizzare. Spendi un po’ di tempo oggi per guadagnarne con gli interessi domani. Fermarti per ripartire. Puoi trovare strumenti adatti a te per organizzare meglio la tua attività, lavorare meno e lavorare meglio.
Il “tempo guadagnato” lo potrai impiegare in attività che ti permettono più introiti, ma anche “solo” per ricavare spazi di tranquillità o preservare la tua salute fisica e mentale.
Se osservi la tua attività, la tua giornata o la tua settimana tipo, ti renderai conto che ci sono tante azioni che compi di continuo. Tra queste ce ne saranno alcune che potrai automatizzare.
Ti sei mai chiesto quanto tempo perdi facendo a mano quello che potrebbe fare una macchina al posto tuo? Magari sono solo cinque minuti alla volta, ma se li metti tutti insieme sono giorni e giorni di lavoro.
Organizza e automatizza Gmail
Uno dei crucci di tutte le persone che lavorano è la posta elettronica. Oggi passiamo un sacco di tempo nella nostra inbox a leggere e scrivere email.
Gmail ti permette di semplificare la gestione della posta e di:
- applicare etichette per distinguere i messaggi a colpo d’occhio
- creare filtri per smistare i messaggi in base a criteri specifici
- salvare risposte predefinite da mandare anche in automatico
- programmare l’invio definendo data e ora per mandare una mail
Le etichette colorate (cartelle virtuali) combinate con i filtri, ti permettono di avere un colpo d’occhio sulla tua inbox e processare più velocemente le mail. Alla stessa mail puoi applicare 1, 2 o più etichette, superando i limiti della suddivisione rigida in cartelle.
Puoi salvare risposte predefinite da recuperare ogni volta che ti serve. I classici modelli di mail per rispondere in modo veloce alle domande che ti vengono fatte più spesso. E puoi anche mandarle in automatico quando si verificano specifiche condizioni.
Da pochi mesi (primavera 2019) puoi programmare l’invio delle email usando una funzione integrata in Gmail. Se non ti bastano le opzioni messe a disposizione da Gmail puoi usare Boomerang, un’estensione di Chrome che ha qualche funzione in più.
Tutto questo è molto utile ma nella maggior parte dei casi sarebbe ancora più utile evitare l’uso della mail dove non strettamente necessario.
Trello ad esempio può aiutarti tantissimo a ridurre il tempo che dedichi alle mail e a seguire i progetti in modo più efficiente.
Usa Trello per gestire informazioni e progetti
Trello è un programma per la gestione dei progetti. È perfetto per organizzare idee, informazioni, attività e progetti che coinvolgono più persone.
Con Trello puoi creare una bacheca per ogni progetto, dividerlo in diverse attività (“liste”) e ogni attività suddividerla a sua volta in compiti specifici (“card”) da assegnare ai vari componenti del gruppo di lavoro.
Ogni membro può aggiungere “card” e “liste”, commentare, inserire allegati e date di scadenza e tanto altro ancora.
In questo modo puoi organizzare le idee e le informazioni che adesso hai sparse tra decine di mail, agende, to do list e post-it volanti. E puoi lavorare con tante persone senza restare inondato dalle email o perdere informazioni per strada.
Organizza calendari e appuntamenti
Google Calendar ti permette di segnarti tutti gli appuntamenti personali ma anche di invitare altre persone. Chi accetta l’invito vedrà l’appuntamento fissato da te direttamente nel suo calendario. Se sposti o modifichi un appuntamento puoi mandare le notifiche agli altri in automatico e, sempre in automatico, puoi gestire i promemoria da mandare prima dell’appuntamento.
I sistemi di gestione delle prenotazioni online ti permettono un ulteriore passo avanti e diventano fondamentali se gli appuntamenti con clienti o persone con cui collabori sono frequenti. Queste piattaforme, anche gratuite, ti permettono di impostare le tue disponibilità orarie e gestire facilmente gli appuntamenti, gestendo le relative comunicazioni e reminders. Tra quelli gratuiti puoi guardare Calendly oppure YouCanBook.
Sfrutta al massimo gli emoji
Ultimamente sto sfruttando gli emoji ovunque possibile: Trello, Google Calendar, Excel. Comunicano molto di più in molto meno spazio e permettono un colpo d’occhio molto più facile da leggere. Ne puoi trovare un numero spropositato su CopyChar.
Usa gli strumenti di collaborazione di Google
Google Drive ti permette di avere gratuitamente uno spazio di archivio e un insieme di programmi da ufficio, tipo quelli di Microsoft Office, ma disponibili online e accessibili in qualunque momento e con qualunque dispositivo. In questo modo puoi lavorare con più persone, anche in tempo reale, su documenti, fogli di calcolo e presentazioni.
Google Documenti ti permette di scrivere un testo a più mani. Crei il file, lo condividi con chi vuoi e scrivi. Ognuno può lavorare con qualsiasi dispositivo e in qualsiasi posto, in tempo reale o in differita. Ognuno può proporre commenti o suggerimenti (le revisioni di word) che verranno evidenziati in colori diversi e notificati da mail automatiche, se lo desideri.
Si può lavorare in modalità “modifica diretta”, in cui chiunque può modificare qualsiasi parte del documento, o in modalità “suggerisci modifiche”, in cui ogni volta che viene fatta una modifica viene barrato il testo originale, evidenziato il testo nuovo e la modifica diventa effettiva solo quando viene “accettata”. Se devi creare un documento complesso che potrebbe prevedere revisioni su revisioni risparmi un sacco di tempo e di errori.
Infine al posto di scrivere puoi anche usare la dettatura vocale. Funziona molto bene anche con l’italiano. Basta aprire un documento usando Chrome e poi andare su “Strumenti” > “Digitazione vocale”.
Per Google Sheets, la versione online e collaborativa di Excel, valgono più o meno le stesse considerazioni. Hai sempre tutti i dati a disposizione e ci puoi lavorare a più mani. Non ti devi più preoccupare di portare con te i file su cui lavori, se cambi spesso dispositivo o luogo di lavoro, e sei sicuro di avere un backup dei dati.
Come con Excel puoi usare filtri, formattazione condizionale e tabelle pivot, per ordinare e visualizzare i dati in base ai criteri che ti servono.
Organizza le fonti
Da molti anni uso i feed rss per raccogliere e organizzare in un unico posto le fonti che mi interessano. Feedly è uno dei programmi più diffusi che ti permette di fare questo lavoro. Con Feedly puoi organizzare tutti i siti e i blog che segui in categorie e sottocategorie e trovare in un unico posto tutti i nuovi post che ti potrebbero interessare.
Specialmente nell’ultimo anno, molte informazioni le prendo dai podcast, da gruppi e canali Telegram e da canali YouTube. Con Telegram e i podcast è già tutto radunato nello stesso posto, quindi il gioco è fatto. L’unica accortezza che uso per Telegram è di avere due account diversi, uno per i gruppi e i contatti personali e uno per i canali.
I video di YouTube nella quasi totalità dei casi li ascolto. Quindi i canali che seguo li trasformo in podcast, grazie a Podsync, e li inserisco in PocketCast insieme ai podcast veri e propri. In questo modo li ho tutti a portata di mano e posso ascoltarli dal cellulare con il display spento.
Infine il metodo più radicale che uso per riorganizzare le fonti è l’eliminazione! ?
» Leggi qui per scoprire altri strumenti utili per lavorare bene da remoto!
Conclusione
Ti sembra tanto lavoro? Certamente lo è. Però anche non trovare le cose che ti servono o fare tutto a mano comporta tanto lavoro.
- Quanto tempo ed errori risparmi se imposti una serie di risposte predefinite per le mail?
- Quanto tempo ed errori risparmi se provi a impostare una bacheca di Trello dove concentrare tutte le informazioni che adesso rimbalzano da una mail all’altra?
- Quanto tempo ed errori risparmi se lavori su documenti condivisi senza perderti tra versioni e revisioni?
Hai mai pensato a quali attività ti portano via quotidianamente tempo prezioso? Vuoi parlarne con me? Scrivimi!
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La foto in evidenza è di Samuel Zeller su Unsplash
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